現代ビジネスで必須アプリとなっているZOOMについて一から紹介します

アプリに関する情報を書くにあたり、あまりメジャーなアプリを紹介しても意味が無いのではないか？という気持ちは多分にあったが、やはり使用頻度の高い便利なアプリについては幾ら情報があっても良いだろう…

という事で、プライベートでもビジネス上でも使用する事が多いWeb会議ツールのZoomを紹介しようと思う。

Zoomについては会社でWeb会議をするために利用している方が多く、ご存じかとは思うが基本的な機能から紹介していく。

メインの機能の１つにビデオ通話があり、1対1から複数の参加者まで対応している

まず、メインの機能としてビデオ通話を行う事が出来る。

1対１は勿論、複数の参加者が顔を見ながら、時には資料共有を行いながら会話をすることが出来る。

無料のアカウントでも1会議につき40分は特段の制限なく会話が出来るため、中小企業だと無料アカウントのみで運用しているところも多いかと思う。

アプリ等を使用して会議をスケジューリングした上で招待したい人にメールを送り、参加を促すこともできる。

勿論参加者側には特に料金がかからないため、気軽にリモートでのコミュニケーションを取りたいときにうってつけである。

最近はリモート出社なども増えて文字でのコミュニケーションも増えてきたものの、ビジネス上の会話で認識の齟齬をなくすために対面のコミュニケーションを求める声はまだまだ多い。

相手の表情や声色など、いわゆる「空気読み」「察し」を基にして要件の認識違いを察知したり、相手の喜びを受け止めてモチベーションを上げるという事もあるからだ。

画面共有機能で相手方に必要なデータを共有することができる

軽く触れたが、大事な機能として会議中の画面共有があげられる。

紹介したい資料であったり、操作している画面をリアルタイムで見せることによって対面での会議に近い感触で必要なデータを共有できるこの機能は、特にビジネス上でＷｅｂ会議を活用する際の大きなアドバンテージであると言える。

googlemeetsのような他のＷｅｂ会議ツールを使用した経験上、リアルタイムでの画面共有は帯域を食い音声や画像が止まりがちになったりといった事があるが、このツールでは特に問題無く利用する事が出来ている。

スムーズなコミュニケーションが出来ることによって、会議も円滑に進める事が出来るという事だ。

他の機能についても軽く触れていくとすれば、チャット機能やバーチャルの背景を付けることが出来る。

先程帯域をあまり食わずスムーズにできるところをメリットとして挙げたばかりだが、やはり電波状況によってビデオにカクつきがあったり、議事録に準ずるものを付けたい事があるため、文字情報を流すことが出来るチャット機能はあって困るものではない。

また、ビジネス上で利用する場合であっても、参加者の居場所がオフィス出ない場合もある。

バーチャル背景や、ウェビナー機能など利用シーンによって使い分けよう

そういう時にはバーチャルの背景を使用する事によって、自宅を綺麗に整えてから会議に参加しなければ…というハードルが除かれるため、やはり必要な機能というべきだろう。

次に、ウェビナー機能。

個人的には使用頻度の低い機能ではあるが、先ほどまで書いている軽快に資料共有と音声通話ができる機能を活かして、一対多でセミナーやプレゼンテーションを行う機能となる。

大規模な会社などで、現場に大人数を集める必要が無くトップのマインドを広く伝えるのには役に立つだろうと考えられる。

最後に、Web会議、ウェビナー共に内容をレコーディングする事が出来る。

比較的参加しやすいweb会議とはいっても必ずリアルタイムに参加できるわけではないうえ、長い内容だと議事録などを一度で正確に取るのも困難である事から、有用な機能だと思う。

むしろ対面の会議では人数が多くなるほどに必然的に人のざわめきや動きがノイズとして入るわけだから、後に残る資料を残しながら会議を行えるという点では優れていると言えそうだ。

このように多機能で、動作が軽く、無料から気軽に使えるツールであるzoom。

皆さんもぜひ活用してほしい。